C'est la partie de Babazou qui va vous faire gagner le plus d'argent. En effet, comme on prévoit à l'avance et trés précisément le nombre de repas à fournir chaque jour, d'une part le fournisseur peut réduire son coût, d'autre part on supprime tout gaspillage. Le fonctionnement général est le suivant : à la rentrée (ou à n'importe quelle date), les parents inscrivent leurs enfants à la cantine avec un 'programme' (tous les jours, le lundi et le jeudi, ..) ou au planning. Tout au long de l'année, ce programme peut très facilement être modifié (ajout d'un repas exceptionnel, absence, modification du programme, ...). Babazou peut donc calculer à l'avance le nombre de repas prévus pour chaque jour. Ces prévisions peuvent être envoyées à l'avance et 'automatiquement' au fournisseur (on peut lui envoyer les prévisions mensuelles pour le mois suivant puis les éventuelles corrections pour la semaine suivante et enfin le chiffre définitif pour le lendemain ou le jour même).
Le fait de connaitre le nombre (théorique) des repas de chaque élève permet de les facturer à l'avance. Quelles que soient les modifications apportées au programme, Babazou facturera aux parents le bon nombre de repas (la facturation se faisant à l'avance, on a une ligne 'régularisation de la période précédente' et une ligne 'période facturée' pour la cantine sur la facture).
Certaines familles sont incapables de prévoir à l'avance les jours des repas (3x8, etc ..) mais le traitement est quasiment le même que ci dessus : à défaut de prévoir les repas sur l'année entière, on n'en programme aucun et on modifie régulièrement ce programme 'nul' pour les semaines qui suivent.
Les élèves peuvent être ventilés en plusieurs groupes en fonction de leur classe, de leur tarif, ... Chaque groupe mangeant dans une salle donnée et à une heure donnée. Babazou imprime chaque jour une liste d'appel par groupe sur laquelle le surveillant de cantine doit cocher les présents, noter les repas exceptionnels non déjà prévus et les absences. C'est 'la preuve juridique' : si un parent conteste la facturation cantine, c'est ce document qui fait foi.
Plusieurs tarifs sont possibles (chaque tarif sépare les repas normaux des repas exceptionnels (non prévus) et des absences). C'est l'opérateur qui décide (en fonction du réglement intérieur) si un repas qu'il ajoute est un repas normal (parce qu'il est programmé pour 3 jours après par exemple) ou s'il est exceptionnel (du matin pour le midi). Idem pour les absences. Bien que cela ne soit pas recommandé, la valeur d'un tarif peut être modifiée en cours d'année scolaire. Lorsque les parents modifie le programme (surtout pour y ajouter un repas exceptionnel), ils ont la possibilité de le payer immédiatement. Des tarifs 'spéciaux' sont possibles en particulier si les enfants apportent leur repas (repas hors-sac) : on ne fait que leur donner une place à table, du pain et de l'eau; la particularité de ces repas est qu'il ne sont pas à commander au fournisseur. La facturation se fait, normalement, en début de trimestre sur la facture courante mais elle peut aussi se faire au moyen de tickets (les parents achètent, au comptant, N tickets et en donne un par repas réellement pris; ce qui ne les empêche pas de planifier ces repas autant que faire se peut).
Les élèves ayant un régime particulier (Hallal, Kasher, allergies, ...) sont gérés et le régime est rappelé sur chaque feuille d’appel. Le régime est systématiquement rappelé sur la feuille d'appel; Vous avez la possibilité de commander ces repas particuliers au fournisseur. Pour les allergies qui sont actuellement simplement rappelées sur les feuilles d'appel, on prévoit d'avertir le fournisseur et d'imprimer sur la feuille d'appel un texte "quoi faire en cas de problème".
En cas d’absence d’une classe (voyage scolaire, stage), il suffit d’une seule opération pour annuler la cantine de tous ses élèves.
De nombreuses statistiques sont disponibles y compris sur les N dernières années pour l’évaluation des absences aux veilles des congés. On peut facilement vérifier la facturation du fournisseur.
La facilité de gestion de la cantine va vous permettre d'autoriser une grande liberté aux parents; ceci a pour conséquence une augmentation importante des inscrits. A tel point qu'une gestion en temps réel des places disponibles en fonction des différents services et des salles. a du être mise en place.
Dans un avenir assez proche, la programmation des repas sera accessible aux parents via internet.