Jean MAURICE

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gestion de la cantine; prévisions et gestion au repas près

C'est la partie de Babazou qui va vous faire gagner le plus d'argent. En effet, comme on prévoit à l'avance et trés précisément le nombre de repas à fournir chaque jour, d'une part le fournisseur peut réduire son coût, d'autre part on supprime tout gaspillage. Le fonctionnement général est le suivant : à la rentrée (ou à n'importe quelle date), les parents inscrivent leurs enfants à la cantine avec un 'programme' (tous les jours, le lundi et le jeudi, ..) ou au planning. Tout au long de l'année, ce programme peut très facilement être modifié (ajout d'un repas exceptionnel, absence, modification du programme, ...). Babazou peut donc calculer à l'avance le nombre de repas prévus pour chaque jour. Ces prévisions peuvent être envoyées à l'avance et 'automatiquement' au fournisseur (on peut lui envoyer les prévisions mensuelles pour le mois suivant puis les éventuelles corrections pour la semaine suivante et enfin le chiffre définitif pour le lendemain ou le jour même).

Le fait de connaitre le nombre (théorique) des repas de chaque élève permet de les facturer à l'avance. Quelles que soient les modifications apportées au programme, Babazou facturera aux parents le bon nombre de repas (la facturation se faisant à l'avance, on a une ligne 'régularisation de la période précédente' et une ligne 'période facturée' pour la cantine sur la facture).

Certaines familles sont incapables de prévoir à l'avance les jours des repas (3x8, etc ..) mais le traitement est quasiment le même que ci dessus : à défaut de prévoir les repas sur l'année entière, on n'en programme aucun et on modifie régulièrement ce programme 'nul' pour les semaines qui suivent.

Les élèves peuvent être ventilés en plusieurs groupes en fonction de leur classe, de leur tarif, ... Chaque groupe mangeant dans une salle donnée et à une heure donnée. Babazou imprime chaque jour une liste d'appel par groupe sur laquelle le surveillant de cantine doit cocher les présents, noter les repas exceptionnels non déjà prévus et les absences. C'est 'la preuve juridique' : si un parent conteste la facturation cantine, c'est ce document qui fait foi.

Plusieurs tarifs sont possibles (chaque tarif sépare les repas normaux des repas excep­tionnels (non prévus) et des absences). C'est l'opérateur qui décide (en fonction du réglement intérieur) si un repas qu'il ajoute est un repas normal (parce qu'il est programmé pour 3 jours après par exemple)  ou s'il est exceptionnel (du matin pour le midi). Idem pour les absences. Bien que cela ne soit pas recommandé, la valeur d'un tarif peut être modifiée en cours d'année scolaire. Lorsque les parents modifie le programme (surtout pour y ajouter un repas exceptionnel), ils ont la possibilité de le payer immédiatement. Des tarifs 'spéciaux' sont possibles en particulier si les enfants apportent leur repas (repas hors-sac) : on ne fait que leur donner une place à table, du pain et de l'eau; la particularité de ces repas est qu'il ne sont pas à commander au fournisseur. La facturation se fait, normalement, en début de trimestre sur la facture courante mais elle peut aussi se faire au moyen de tickets (les parents achètent, au comptant, N tickets et en donne un par repas réellement pris; ce qui ne les empêche pas de planifier ces repas autant que faire se peut).

Les élèves ayant un régime parti­culier (Hallal, Kasher, allergies, ...) sont gérés et le régime est rappelé sur chaque feuille d’appel. Le régime est systématiquement rappelé sur la feuille d'appel; Vous avez la  possibilité de commander ces repas particuliers au fournisseur.  Pour les allergies qui sont actuellement simplement rappelées sur les feuilles d'appel, on prévoit d'avertir le fournisseur et d'imprimer sur la feuille d'appel un texte "quoi faire en cas de problème".

En cas d’absence d’une classe (voyage scolaire, stage), il suffit d’une seule opéra­tion pour annuler la cantine de tous ses élèves.

De nombreuses statistiques sont disponibles y compris sur les N dernières années pour l’évalu­ation des absen­ces aux veilles des congés. On peut facilement vérifier la factu­ra­tion du fournisseur.

La facilité de gestion de la cantine va vous permettre d'autoriser une grande liberté aux parents; ceci a pour conséquence une augmentation importante des inscrits. A tel point qu'une gestion en temps réel des places disponibles en fonction des dif­férents services et des salles. a du être mise en place.

Dans un avenir assez proche, la programmation des repas sera accessible aux parents via internet.

exemple de traitements

C'est à partir de cet onglet (que ce soit dans la gestion par familles ou dans la gestion par classes) que vous ferez toutes les opérations 'cantine' sur un élève. Vous avez sous les yeux 3 semaines de cantine, la semaine courante étant à gauche (les 3 boutons "24/01", "24/01" et "07/03" vous permettent, respectivement de reculer de 3 semaines, de revenir à la semaine courante et d'avancer de 3 semaines). La cantine est ouverte les lundi, mardi, jeudi et vendredi (mais on peut l'ouvrir un mercredi ou un samedi); elle est fermée toute la semaine du 28 janvier. Eva mange tous les mardis. Il y a 2 cases à cocher par jour : si le repas est prévu et pris, c'est un repas normal; s'il est prévu mais pas pris, c'est une absence; s'il n'est pas prévu mais pris, c'est un repas exceptionnel. Le fait de mettre à jour les cases à cocher met a jour automatiquement le bouton "NOR" qui peut présenter les indications "EXC" ou "ABS". Inversement si on clique sur ce bouton, on cycle dans "NOR", "EXC", "ABS" et "" et les cases à cocher sont mises à jour. Le bouton tarif vous permet de choisir le tarif du repas. La colonne "disp" indique le nombre de places disponibles dans le service où mange Eva. Les chiffres sont sur fond rouge car on est en surcharge (il y a un seuil rouge, un seuil jaune). Tout en bas, la zone régime vous permet de saisir un texte libre indiquant un éventuel régime; ce texte sera répété sur toutes les feuilles d'appel cantine. Le bouton "menu complémentaire sera vu dans une image suivante. "Kasher" est une zone où on peut sélectionner un régime particulier (par exemple religieux); cette zone est en cours de développement comme est aussi en cours de développement le suivi des allergies. Enfin en bas à droite, 2 cases à cocher vous permettent d'autoriser un élève a avoir plusieurs tarifs de cantine ou au contraire d'interdire de cantine un élève (par exemple en cas d'impayé grave).C'est à partir de cet onglet (que ce soit dans la gestion par familles ou dans la gestion par classes) que vous ferez toutes les opérations 'cantine' sur un élève. Vous avez sous les yeux 3 semaines de cantine, la semaine courante étant à gauche (les 3 boutons "24/01", "24/01" et "07/03" vous permettent, respectivement de reculer de 3 semaines, de revenir à la semaine courante et d'avancer de 3 semaines). La cantine est ouverte les lundi, mardi, jeudi et vendredi (mais on peut l'ouvrir un mercredi ou un samedi); elle est fermée toute la semaine du 28 janvier. Eva mange tous les mardis. Il y a 2 cases à cocher par jour : si le repas est prévu et pris, c'est un repas normal; s'il est prévu mais pas pris, c'est une absence; s'il n'est pas prévu mais pris, c'est un repas exceptionnel. Le fait de mettre à jour les cases à cocher met a jour automatiquement le bouton "NOR" qui peut présenter les indications "EXC" ou "ABS". Inversement si on clique sur ce bouton, on cycle dans "NOR", "EXC", "ABS" et "" et les cases à cocher sont mises à jour. Le bouton tarif vous permet de choisir le tarif du repas. La colonne "disp" indique le nombre de places disponibles dans le service où mange Eva. Les chiffres sont sur fond rouge car on est en surcharge (il y a un seuil rouge, un seuil jaune). Tout en bas, la zone régime vous permet de saisir un texte libre indiquant un éventuel régime; ce texte sera répété sur toutes les feuilles d'appel cantine. Le bouton "menu complémentaire sera vu dans une image suivante. "Kasher" est une zone où on peut sélectionner un régime particulier (par exemple religieux); cette zone est en cours de développement comme est aussi en cours de développement le suivi des allergies. Enfin en bas à droite, 2 cases à cocher vous permettent d'autoriser un élève a avoir plusieurs tarifs de cantine ou au contraire d'interdire de cantine un élève (par exemple en cas d'impayé grave).Si vous cliquez sur le bouton 'menu complémentaire', vous lancez un sous-menu qui vous permet d'executer des actions comme imprimer la liste des repas de l'élève, ou de modifier son inscription à la cantine. Toutes ces actions se font sans quitter l'onglet de l'élève.
Les options 'non prioritaire à la cantine', ou 'prioritaire à la cantine' sont en cours de développement et permettront de dire si, en cas de surcharge, un élève est prioritaire à la cantine (il habite réellement loin) ou si, au contraire, les parents habitant à coté, ils acceptent qu'on lui supprime un repas.Si vous cliquez sur le bouton 'menu complémentaire', vous lancez un sous-menu qui vous permet d'executer des actions comme imprimer la liste des repas de l'élève, ou de modifier son inscription à la cantine. Toutes ces actions se font sans quitter l'onglet de l'élève.
Les options 'non prioritaire à la cantine', ou 'prioritaire à la cantine' sont en cours de développement et permettront de dire si, en cas de surcharge, un élève est prioritaire à la cantine (il habite réellement loin) ou si, au contraire, les parents habitant à coté, ils acceptent qu'on lui supprime un repas.
ce document vous donne l'ensemble des repas d'un élève sur l'année scolaire. Les dates indiquées sont celles des lundis des semaines qui sont traitées juste en dessous. Pour chaque semaine, il y a 7 caractères (1 par jour) : 
un espace: la cantine n'est pas ouverte;
'.' : la cantine est ouverte mais l'élève n'y mange pas;
'P' : l'élève a un repas normal (prévu et pris);
'E' : l'élève a un repas exceptionnel (pas prévu mais pris);
'A' : l'élève est absent (prévu mais pas pris);
Si l'élève a plusieurs tarifs de cantine, il y a une ligne par tarif.
En dessous, vous avez un récapitulatif par mois et un autre par factures.

Note: en haut du document, il est indiqué que la liste n'est valable que jusqu'au mardi 26 janvier : il faut bien voir que de la rentrée à cette date (la période est passée), on liste des repas réels mais après cette date on ne liste que des prévisions.ce document vous donne l'ensemble des repas d'un élève sur l'année scolaire. Les dates indiquées sont celles des lundis des semaines qui sont traitées juste en dessous. Pour chaque semaine, il y a 7 caractères (1 par jour) :
un espace: la cantine n'est pas ouverte;
'.' : la cantine est ouverte mais l'élève n'y mange pas;
'P' : l'élève a un repas normal (prévu et pris);
'E' : l'élève a un repas exceptionnel (pas prévu mais pris);
'A' : l'élève est absent (prévu mais pas pris);
Si l'élève a plusieurs tarifs de cantine, il y a une ligne par tarif.
En dessous, vous avez un récapitulatif par mois et un autre par factures.

Note: en haut du document, il est indiqué que la liste n'est valable que jusqu'au mardi 26 janvier : il faut bien voir que de la rentrée à cette date (la période est passée), on liste des repas réels mais après cette date on ne liste que des prévisions.
En faisant un clic-droit sur un des chiffres de disponibilité, vous ouvrez cette fenêtre qui vous donne la disponibilité (le nombre de places encore disponibles) pour tous les services sur la semaine. Cela peut, par exemple vous autoriser à prendre un élève alors que son service normal est complet mais qu'il y a de la place dans un autre service.En faisant un clic-droit sur un des chiffres de disponibilité, vous ouvrez cette fenêtre qui vous donne la disponibilité (le nombre de places encore disponibles) pour tous les services sur la semaine. Cela peut, par exemple vous autoriser à prendre un élève alors que son service normal est complet mais qu'il y a de la place dans un autre service.Pour modifier le planning des repas de l'élève, vous venez ici. A gauche vous cochez les jours où il mange et/ou décochez les jours où il ne mange pas. Normalement son tarif est déjà affiché mais vous pouvez le choisir si vous incrivez l'élève pour la première fois ou bien s'il est autorisé à avoir plusieurs tarifs de cantine. Puis vous indiquez les dates de début et de fin de la période à traiter et ... vous confirmez.
L'option 'transfert des repas d'un tarif à un autre' vous permet de corriger l'inscription que vous avez faite à un mauvais tarif sans tout reprogrammer.
Les zones de saisie de date, que vous retrouverez souvent dans Babazou sont entièrement manipulables à la souris. Un clic sur le '+' au dessus des jours ajoute un jour, au dessus du mois ajoute 1 mois ... les '-' enlève un jour, un mois, une année. Le '1' affiche le premier jour du mois, le 'x', la date du jour et le 'd' le dernier jour du mois. Si vous 'secouez la souris sur la zone en tenant la touche MAJ appuyée, vous faites défiler rapidement les jours dans l'ordre chronologique et avec la touche CTRL vous revenez en arrière ! Vous ne pouvez pas dépasser l'année scolaire.Pour modifier le planning des repas de l'élève, vous venez ici. A gauche vous cochez les jours où il mange et/ou décochez les jours où il ne mange pas. Normalement son tarif est déjà affiché mais vous pouvez le choisir si vous incrivez l'élève pour la première fois ou bien s'il est autorisé à avoir plusieurs tarifs de cantine. Puis vous indiquez les dates de début et de fin de la période à traiter et ... vous confirmez.
L'option 'transfert des repas d'un tarif à un autre' vous permet de corriger l'inscription que vous avez faite à un mauvais tarif sans tout reprogrammer.
Les zones de saisie de date, que vous retrouverez souvent dans Babazou sont entièrement manipulables à la souris. Un clic sur le '+' au dessus des jours ajoute un jour, au dessus du mois ajoute 1 mois ... les '-' enlève un jour, un mois, une année. Le '1' affiche le premier jour du mois, le 'x', la date du jour et le 'd' le dernier jour du mois. Si vous 'secouez la souris sur la zone en tenant la touche MAJ appuyée, vous faites défiler rapidement les jours dans l'ordre chronologique et avec la touche CTRL vous revenez en arrière ! Vous ne pouvez pas dépasser l'année scolaire.
Pour ajouter un repas exceptionnel à Eva, il suffit soit de cocher la case 'pris' du jour dit soit de cliquer 2 fois sur le bouton pour que "EXC" soit affiché. Si Eva était autorisée à avoir plusieurs tarifs de cantine vous auriez du d'abord sélectionner le tarif adéquat en cliquant sur le bouton 'tarif'. Le fait d'avoir modifié quelque chose est indiqué par le fond rose; de plus la liste des actions que nous venons de faire est inscrite dans le 'ticket de caisse' en haut à gauche (ce ticket de caisse est sauvegardé pendant au moins un an et vous permet de retrouver toutes les actions faites en cas de problème grave). le "-1" sur fond rouge indique qu'il y a déjà une personne en trop pour ce service et ce jour.Pour ajouter un repas exceptionnel à Eva, il suffit soit de cocher la case 'pris' du jour dit soit de cliquer 2 fois sur le bouton pour que "EXC" soit affiché. Si Eva était autorisée à avoir plusieurs tarifs de cantine vous auriez du d'abord sélectionner le tarif adéquat en cliquant sur le bouton 'tarif'. Le fait d'avoir modifié quelque chose est indiqué par le fond rose; de plus la liste des actions que nous venons de faire est inscrite dans le 'ticket de caisse' en haut à gauche (ce ticket de caisse est sauvegardé pendant au moins un an et vous permet de retrouver toutes les actions faites en cas de problème grave). le "-1" sur fond rouge indique qu'il y a déjà une personne en trop pour ce service et ce jour.on vient de modifier la cantine d'un élève (ici juste pour lui ajouter un repas exceptionnel le 25/02 comme indiqué dans la zone de texte à gauche). Vous pouvez decider :
soit de ne rien faire; il suffit alors de cliquer sur abandonner. La facturation et le réglement de ce repas seront intégré dans la prochaine facture.
Soit de facturer ce repas (vous pouvez même en facturer plus !) : ici on vous a préparé le travail puisque le chiffre des repas exceptionnels à facturer pour Eva est à 1 !
Ce repas peut être réglé maintenant (avec éventuellement d'autres repas) et il vous suffit de mettre les bons nombres aux bons endroits dans la zone "nbre de repas payés" (ici 1 est déjà mis). Mais il peut aussi être payé plus tard et vous devez remettre à 0 la zone "exc" (dans ce cas, l'impayé de la famille, c'est à dire l'écart entre le total facturé et le total payé, a augmenté de 6.45€). Cliquez sur Valider pour enregistrer les deux opérations (pour le réglement Babazou va vous ouvrir la fenêtre de saisie d'un nouveau réglement pour que vous puissiez choisir le mode de réglement, ...).on vient de modifier la cantine d'un élève (ici juste pour lui ajouter un repas exceptionnel le 25/02 comme indiqué dans la zone de texte à gauche). Vous pouvez decider :
soit de ne rien faire; il suffit alors de cliquer sur abandonner. La facturation et le réglement de ce repas seront intégré dans la prochaine facture.
Soit de facturer ce repas (vous pouvez même en facturer plus !) : ici on vous a préparé le travail puisque le chiffre des repas exceptionnels à facturer pour Eva est à 1 !
Ce repas peut être réglé maintenant (avec éventuellement d'autres repas) et il vous suffit de mettre les bons nombres aux bons endroits dans la zone "nbre de repas payés" (ici 1 est déjà mis). Mais il peut aussi être payé plus tard et vous devez remettre à 0 la zone "exc" (dans ce cas, l'impayé de la famille, c'est à dire l'écart entre le total facturé et le total payé, a augmenté de 6.45€). Cliquez sur Valider pour enregistrer les deux opérations (pour le réglement Babazou va vous ouvrir la fenêtre de saisie d'un nouveau réglement pour que vous puissiez choisir le mode de réglement, ...).
Si vous gérez vos repas (ou la garderie, ou ...) à l'aide de tickets, un clic sur le bouton 'tickets' vous ouvre cette fenêtre. Vous saisissez le nombre de tickets puis cliquez sur 'ok'; la ligne de facture correspondante est automatiquement faite et vous atterrissez directement sur l'écran de saisie d'un règlement. La liste des onglets et, pour chaque onglet, la liste des items sont facilement paramétrables.Si vous gérez vos repas (ou la garderie, ou ...) à l'aide de tickets, un clic sur le bouton 'tickets' vous ouvre cette fenêtre. Vous saisissez le nombre de tickets puis cliquez sur 'ok'; la ligne de facture correspondante est automatiquement faite et vous atterrissez directement sur l'écran de saisie d'un règlement. La liste des onglets et, pour chaque onglet, la liste des items sont facilement paramétrables.


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