les comptes par famille et globaux

BABAZOU n'est pas un logiciel comptable mais il va grandement faciliter la vie du comptable. En effet, tous les détails des appels de fond, des règlements sont gérés par BABAZOU et seuls les comptes globaux sont entrés dans la vraie comptabilité.

Cela implique les points suivants :

1. il n'y a pas de plan comptable dans BABAZOU.
2. Babazou ne fait qu'enregistrer au fil de l'eau toutes les opérations financières concernant les familles; il peut regrouper ces données pour une famille : ce sont les comptes par famille qui sont très détaillés; il peut regrouper ces données sur l'ensemble de l'année fiscale : ce sont les comptes globaux beaucoup moins détaillés. Vous pouvez télécharger un exemple de ces 2 documents dans les options ci-dessous.
3. Dans le fonctionnement normal, la 'facturation' se fait en début de trimestre (mais les parents peuvent étaler leurs règlements) et on y apporte des corrections pendant tout la période facturée (et même après) soit pour corriger une erreur soit pour suivre une modification de cantine par exemple. Dans la comptabilité et si la comptabilité veut faire un suivi au trimestre, on devra donc retrouver des comptes 'théoriques' de début de trimestre et des comptes 'quasi définitifs' de fin de trimestre.
4. Les mots 'factures' et 'facturation' sont abusifs puisqu'on modifie les 'factures' !! Il faudrait mieux parler d'appels de fond ou de contribution des familles.
5. Il n'y a pas (et il n'y aura a priori pas) de transfert automatique des valeurs de BABAZOU vers la comptabilité. D'une part parce que le nombre de valeurs à saisir est assez faible; d'autre part parce que cela oblige à un contrôle par une tierce personne. C'est le comptable, professionnel des chiffres qui va détecter les éventuelles erreurs de saisie faite par une 'simple' secrétaire.
6. La 'ventilation analytique' se fait sur les sommes facturées et non sur les sommes reçues : on ne demande pas aux familles de faire un règlement pour la scolarité, un autre pour la cantine, ... Il ne faut donc pas dire 'on a 3000€ pour la garderie' en début de trimestre puisqu'aucun réglement n'a encore été fait !

Ce fonctionnement a été validé par la société KPMG, commissaire aux comptes de l'école St. Pierre du Rondeau.