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Jean MAURICE |
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BABAZOU : gestion de la vie quotidienne d'une école primaire privée > envoi de courriels (personnalisés) aux parents envoi de courriels (personnalisés) aux parentsenvoi de courriels aux parents; publipostageLa communication par courriel (mail) avec les parents devient très efficace (une famille sans adresse de courriel est une rareté). Elle va vous permettre d'économiser beaucoup de temps, du papier et des timbres ... Pour les petites structures, pouvoir envoyer toutes les informations utiles très facilement et très rapidement va leur permettre d'éviter d'avoir à gérer un site dynamique.
Babazou peut envoyer un même courriel (mail) : - aux parents d'un élève (on peut avoir plusieurs adresses pour une même famille); - aux parents des élèves d'une classe; - à tous les parents; - aux parents de l'APEL
Mais Babazou peut aussi, très facilement, envoyer un courriel personnalisé (chaque destinataire reçoit un courriel qui a été spécialement construit pour lui) à une liste de parents : - envoi des appels de fonds (les parents pouvant vous fournir plusieurs adresses, chacune d'entre-elles peut être 'validées' ou non pour l'envoi des appels de fonds). Chaque destinataire reçoit en pièce-jointe le PDF de son appel de fond. - envoi des rappels pour les retards de paiement (uniquement sur les adresses 'validées' pour cela). Voir un exemple de lancement d'un rappel dans la galerie d'image en bas de cet écran. - envoi d'un message personnalisé aux parents d'une liste de classes, à une liste de parents (par exemple confirmation de reinscription, ...)
Pour éviter de retaper les messages répétitifs, babazou gère des modèles que vous pouvez créer, modifier, ... à votre guise. Voir un exemple dans la galerie d'image en bas de cet écran. Envoyer un rappel pour les retards de paiement à 120 adresses prend 4 minutes (et quelle économie de papier et de timbres !).
Chaque message est facilement repérable par la famille : les sujets (titres) commencent tous par le nom de votre établissement; le pseudo (texte reçu dans 'en provenance de') est aussi paramétrable.
Techniquement, c'est Babazou qui s'occupe de la transmission (ce n'est pas votre courrielleur (Thunderbird, Outlook, ...)). Les courriels envoyés sont enregistrés dans une table de Babazou mais pas dans le dossier 'envoyés' de votre courrielleur. Pour permettre l'enregistrement dans un dossier de votre courrielleur des messages expédiés par Babazou et la détection des réponses des parents, les dispositions suivantes sont prises : - le sujet de chaque message commence par le nom abrégé de votre établissement - une copie invisible de chaque message expédié est envoyée à votre propre adresse. En utilisant la fonction 'filtre de messages', vous pouvez donc séparer les messages 'Babazou' et leurs réponses des autres messages que vous recevez.
Pour l'instant, Babazou ne peut pas aller lire les réponses à ses messages dans la base de votre fournisseur d'accès ... mais c'est dans les prévisisons.
Note: comme il y a de grandes chances pour que votre contrat soit un contrat de 'particulier', votre fournisseur d'accès limite le nombre de courriels (le nombre d'adresses) expédiés au cours de la 'dernière heure'. Pour Orange, ce nombre est de 200. Babazou gère ce phénomène et est capable de différer l'envoi pour respecter ce critère. Un exemple d'envoi de courriels personnalisés : un rappel pour des retards de paiement
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voici le menu vous permettant d'envoyer des courriels (mais vous pouvez envoyer un courriel à une famille dans la gestion par familles et vous pouvez envoyer un courriel à tous les parents d'une classe dans la gestion par classes).
nous allons envoyer un courriel personnalisé à chacune des familles étant en retard de paiement
Babazou vous rappelle que pour envoyer un courriel pour les retards de paiement, il faut d'abord les calculer ...
Dans l'écran d'envoi des courriels, on sélectionne 'lire un modèle' et on arrive dans cet écran pour en sélectionner un. On va choisir celui concernant la deuxième échéance de la dernière facture. Le nombre de modèle est illimité et est 'filtrable'.
le nom des tables (fichiers) créés par chaque opération est défini de telle sorte que l'on puisse facilement les répérer. Ici on a recherché tous les noms commençant par 'impayes_fact' pour impayés d'une facture. 'adm' indique que le traitement est administratif et non comptable. Le nom doit se terminer par '2' puisqu'on veut travailler sur la 2éme échéance. Ici 'VBTE' est un code que Babazou attribue à chaque appel de fonds. On a trouvé 2 tables; on sélectionne la plus récente.
Nous voila de retour dans l'écran d'envoi de courriels personnalisés (publipostage). A gauche, chaque champ entre << et >> sera remplacé par sa valeur dans chacun des courriels envoyés. A droite, vous avez la liste des champs disponibles. Il suffit de cliquer sur un des champs pour qu'il soit inséré au niveau du curseur. Lorsque la souris survole cette liste, celle-ci s'agrandit et à droite de chaque champ vous avez son explication.
On a cliqué sur 'valeurs', et on a une vue du texte qui sera généré. Le petit spinner à droite sous la liste des champs permet de naviguer dans la table des adresses pour voir les autres courriels. En cliquant sur 'champs' on retrouve le nom des champs au lieu de leur contenu.
En sélectionnant l'option 'voir le contenu', l'ensemble des courriels qui seront envoyés apparaissent dans un texte pour vous permettre de faire une dernière vérification.