Jean MAURICE

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Gestion des élèves par familles ou par classes

Toutes les opérations courantes sont acces­sibles soit à partir de l’élève (ou de sa famille) soit à partir de sa classe. En fonction des besoins on prendra l’une ou l’autre méthode.

La recherche d’une famille se fait à partir d’une partie du nom des parents ou de l’enfant, de la classe, du téléphone (très utile avec la présentation du numéro ou avec un répondeur), du prénom de l'élève (les parents pensent qu'ils sont seuls à l'école et que l'on ne connait que leurs enfants !) ou de sa classe, d'un numéro de chèque ou d'une valeur de règle­ment, …Un arbre décisionnel (treeview) permet de retrouver très facilement les familles qui ont un enfant dans une classe donnée ou en CM2, reinscrit pour l’année suivante ou au contraire aucun, qui ont un impayé ou un trop payé, qui habitent dans une ville donnée, qui sont en cours de radiation, en fonction de leur nombre d’enfants à l’école, etc …

La gestion par classe facilite, elle, la mise à jour des absences après les appels à la cantine ou à l’étude-garderie (en sélectionnant une classe, on obtient immédiatement la liste des élèves de cette classe). Elle facilite aussi la visualisation des inscriptions incomplètes, l'onglet de l'élève appa­rais­sant alors dans une couleur différente, ... Elle permet aussi l'envoi d'un courriel à tous les parents d'élèves de cette classe.

quelques exemples d'écrans :

Voici l'écran de gestion par famille. 
1: c'est ici que vous allez taper quelques lettres du nom, la classe, ... comme expliqué juste au dessous. 
2: vous pouvez traiter les familles de cette année (c'est le défaut), inclure celles de l'année passée ou même traiter toutes les familles présentes dans le fichier. 
3: ce bouton déclenche l'arbre décisionnel; voir photos suivantes. 
4: ce bouton mémorise la dernière opération effectuée sur une famille (par exemple "etat des réglements") et la lance automatiquement à chaque nouvelle famille : c'est le traitement à la chaine ! 
5: Pendant que vous êtes en train de traiter une famille, vous pouvez en traiter une autre (sans perdre celle-ci) en cliquant sur ce bouton (le téléphone sonne, ...).Voici l'écran de gestion par famille.
1: c'est ici que vous allez taper quelques lettres du nom, la classe, ... comme expliqué juste au dessous.
2: vous pouvez traiter les familles de cette année (c'est le défaut), inclure celles de l'année passée ou même traiter toutes les familles présentes dans le fichier.
3: ce bouton déclenche l'arbre décisionnel; voir photos suivantes.
4: ce bouton mémorise la dernière opération effectuée sur une famille (par exemple "etat des réglements") et la lance automatiquement à chaque nouvelle famille : c'est le traitement à la chaine !
5: Pendant que vous êtes en train de traiter une famille, vous pouvez en traiter une autre (sans perdre celle-ci) en cliquant sur ce bouton (le téléphone sonne, ...).
Vous avez déclenché l'arbre décisonnel (treeview). Vous allez maintenant sélectionner les familles selon certains critères. On s'interesse aux familles ayant une anomalie de paiement (impayé ou trop payé) de la facture SBXE ...Vous avez déclenché l'arbre décisonnel (treeview). Vous allez maintenant sélectionner les familles selon certains critères. On s'interesse aux familles ayant une anomalie de paiement (impayé ou trop payé) de la facture SBXE ...Le fait de cliquer sur "facture SBXE" a ouvert les branches situées en dessous. On s'interesse aux famille qui ont trop payé ...
Le fait de cliquer sur "facture SBXE" a ouvert les branches situées en dessous. On s'interesse aux famille qui ont trop payé ...
On clique sur 'trop payés de la facture' et la liste des familles ayant un trop payé pour cette facture s'affiche (en moins d'une seconde). Les familles ayant une étoile ont déjà été traitées. Le bouton "Mem" est enfoncé : quand on va cliquer sur la famille B6017 qui a un trop payé de 1.60€ on va l'afficher et lancer automatiquement la dernière opération faite. Le 'traitement à la chaine' est très très rapide ...On clique sur 'trop payés de la facture' et la liste des familles ayant un trop payé pour cette facture s'affiche (en moins d'une seconde). Les familles ayant une étoile ont déjà été traitées. Le bouton "Mem" est enfoncé : quand on va cliquer sur la famille B6017 qui a un trop payé de 1.60€ on va l'afficher et lancer automatiquement la dernière opération faite. Le 'traitement à la chaine' est très très rapide ...Voici l'écran de gestion par classes : en haut de cet écran, il y a un bouton par classe. En bleu, les classes qui ont plusieurs niveaux. Positionnez le curseur sur un bouton : quelques informations apparaissent dans une infobulle; un clic-droit et vous avez d'autres informations et d'autres possibilités de traitement. Cliquez sur le bouton, les élèves de cette classe sont affichés. A droite, le bouton qui vous permet de choisir l'ordre d'affichage des élèves dans la classe, le bouton d'aide et le bouton 'outils' qui vous permet par exemple d'envoyer un mail à tous les parents de la classe sélectionnée.Voici l'écran de gestion par classes : en haut de cet écran, il y a un bouton par classe. En bleu, les classes qui ont plusieurs niveaux. Positionnez le curseur sur un bouton : quelques informations apparaissent dans une infobulle; un clic-droit et vous avez d'autres informations et d'autres possibilités de traitement. Cliquez sur le bouton, les élèves de cette classe sont affichés. A droite, le bouton qui vous permet de choisir l'ordre d'affichage des élèves dans la classe, le bouton d'aide et le bouton 'outils' qui vous permet par exemple d'envoyer un mail à tous les parents de la classe sélectionnée.Vous avez choisi la classe de CE21 (c'est une classe à 2 niveaux). Les élèves sont affichés dans l'ordre niveau puis alphabétique sur le nom. Cliquez sur l'onglet de l'élève que vous voulez traiter, il est mis en avant plan. Le contenu de la page de chaque élève est (à une exception près) le même que celui de la gestion par famille. tout ce que vous faites ici sur un élève, vous pouvez le faire dans la gestion par famille et vice-versa.
NOTE : si un élève a une anomalie son onglet change de couleur (inscription annulée : rouge; manque un élément dans le dossier d'inscription : bleu; etc ...); il ressort immédiatement de la liste (c'est très utile en début d'année). Et vous pouvez voir les informations des parents de l'élève (le même bloc qui apparait en haut à doite dans la gestion par familles) en cliquant sur le bouton 'voir la famille'.Vous avez choisi la classe de CE21 (c'est une classe à 2 niveaux). Les élèves sont affichés dans l'ordre niveau puis alphabétique sur le nom. Cliquez sur l'onglet de l'élève que vous voulez traiter, il est mis en avant plan. Le contenu de la page de chaque élève est (à une exception près) le même que celui de la gestion par famille. tout ce que vous faites ici sur un élève, vous pouvez le faire dans la gestion par famille et vice-versa.
NOTE : si un élève a une anomalie son onglet change de couleur (inscription annulée : rouge; manque un élément dans le dossier d'inscription : bleu; etc ...); il ressort immédiatement de la liste (c'est très utile en début d'année). Et vous pouvez voir les informations des parents de l'élève (le même bloc qui apparait en haut à doite dans la gestion par familles) en cliquant sur le bouton 'voir la famille'.


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